Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

BarberShift is een online afsprakensysteem voor barbershops en soortgelijke zaken. Onze rol onder de AVG verschilt per verwerking.

Verwerkingsverantwoordelijke zijn wij voor: accounts van ondernemers en teamleden, shop- en abonnementsgegevens, beveiliging en misbruikpreventie, platformbeheer en support, de openbare Directory (/barbershops) inclusief de statistieken daarvan, en de moderatie van beoordelingen op platformniveau.

Verwerker zijn wij voor: de klantenadministratie en afspraken van een barbershop, de bijbehorende klantcommunicatie (bevestigingen, wijzigingen, herboekingsherinneringen), interne notities en blokkeringen. De barbershop bepaalt wat wordt vastgelegd en waarvoor; wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de shop. Hiervoor geldt onze centrale verwerkersovereenkomst.

Contact: support@barbershift.nl · barbershift.nl

2. Gegevens van ondernemers en teamleden

• Account: naam, e-mailadres en een versleuteld wachtwoord (beheerd door onze authenticatiedienst).
• Bedrijfsgegevens: zaaknaam, straat, huisnummer, postcode, plaats, land, telefoonnummer, e-mailadres, logo, openingstijden, socialprofielen en locaties.
• Team: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol en rechten, korte bio, foto, werktijden, pauzes en behandelingen per medewerker, plus uitnodigingen voor toegang.
• Abonnement en betaling: gekozen pakket, facturatieperiode, status, proefperiode en de klant- en abonnementsverwijzingen bij onze betaalprovider. Wij bewaren zelf geen kaartgegevens.
• Support en beheer: e-mailcorrespondentie met support en handelingen die platformbeheer op een account verricht.

3. Gegevens van klanten die een afspraak maken

Deze gegevens worden vastgelegd namens de barbershop:

• Contactgegevens: naam, telefoonnummer en e-mailadres, ook in genormaliseerde vorm zodat dubbele klanten worden herkend.
• Afspraken: behandeling, medewerker, datum, tijd en duur, locatie, status en de opmerking die de klant zelf meestuurt.
• Klantgeschiedenis: eerdere afspraken en daaruit afgeleide inzichten voor de shop, zoals terugkeerpatroon en laatste bezoek.
• Interne notities: notities die de shop over een klant vastlegt. Deze kunnen persoonsgegevens bevatten, zijn nooit publiek zichtbaar en niet zichtbaar voor de klant.
• No-shows en blokkeringen: registratie wanneer een klant niet is verschenen en een eventuele tijdelijke of permanente blokkering op telefoonnummer of e-mailadres, met reden en interne toelichting.
• Communicatielogboek: of en wanneer een e-mail is verstuurd en of dat is gelukt, en de voorkeur voor herboekingsherinneringen.

Alleen bevoegde medewerkers van de betreffende shop hebben toegang. Gegevens van verschillende shops zijn technisch van elkaar gescheiden op databaseniveau.

Afspraakgegevens die ouder zijn dan twee jaar worden geanonimiseerd: de persoonsgegevens verdwijnen en alleen de niet-identificerende kern blijft bestaan. Zie hoofdstuk 19.

4. Van wie ontvangen wij gegevens?

• Rechtstreeks van jou: bij registratie, bij het maken van een afspraak, bij een beoordeling of bij contact met support.
• Van de barbershop: wanneer de shop een afspraak of klant handmatig invoert of een teamlid uitnodigt.
• Uit openbare bronnen: voor een klein aantal handmatig aangemaakte Directory-vermeldingen kunnen wij openbaar beschikbare bedrijfsgegevens van een barbershop opnemen. Een shop kan zo'n vermelding claimen of laten verwijderen via support@barbershift.nl.

5. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

• Het aanmaken en beheren van je account, shop en team.
• Het mogelijk maken van online en handmatige afspraken, bevestigingen, wijzigingen en annuleringen.
• Het versturen van e-mails over afspraken, herboekingen en je account.
• Het tonen van een publieke shoppagina en, als de shop dat wil, een Directory-vermelding met bijbehorende statistieken.
• Het beheren van je abonnement en betalingen.
• Het meten van de prestaties van onze advertenties, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.
• Beveiliging, misbruikpreventie, storingsoplossing en het verbeteren van de dienst.
• Het naleven van wettelijke verplichtingen, zoals de administratieplicht.

6. Rechtsgrondslag

• Uitvoering van de overeenkomst: je gebruik van BarberShift en het maken van een afspraak.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie, geaggregeerde statistieken en het verbeteren van de dienst.
• Toestemming: voor voorkeuren, optionele gebruiksstatistieken en marketingcookies, voor het plaatsen van een beoordeling en voor optionele WhatsApp-berichten.
• Wettelijke plicht: onder meer voor facturatie en administratie.

Voor verwerkingen die wij namens een barbershop uitvoeren, bepaalt de shop de grondslag.

7. Boekingen en klantenadministratie

Een online boeking en een handmatig ingeplande afspraak komen in dezelfde administratie terecht, die per shop is afgeschermd. De shop bepaalt welke klantgegevens worden vastgelegd, hoe lang die bewaard blijven en wie er binnen de shop toegang toe heeft.

BarberShift gebruikt deze klantgegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om andere shops te bedienen. Wij verwerken ze om de dienst te leveren, te beveiligen en storingen op te lossen.

Wij spreken bewust niet over eigendom van klantgegevens: persoonsgegevens zijn geen bezit. Wel is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is — de shop voor de inhoud van de klantenadministratie, BarberShift voor het platform eromheen.

8. Publieke barbershoppagina's

Een shop kan zelf een publieke pagina (barbershift.nl/jouw-shop) publiceren met zaaknaam, logo, teksten, foto's, adres, plaats, telefoonnummer, e-mailadres, socialprofielen, openingstijden, behandelingen met prijzen en — als de shop dat instelt — teamleden met naam, foto en bio.

Klantgegevens, afspraken, interne notities en blokkeringen zijn nooit publiek zichtbaar.

9. Directory

De openbare Directory (/barbershops) toont bedrijfsgegevens van barbershops: zaaknaam, plaats, adres, korte omschrijving, logo of coverfoto, socialprofielen, telefoonnummer, website en eventueel een externe boekingslink.

• Een BarberShift-shop verschijnt alleen in de Directory als de shop dit zelf aanzet en de vermelding is gepubliceerd.
• Het e-mailadres van een shop wordt uitsluitend getoond wanneer de shop die zichtbaarheid zelf heeft ingeschakeld.
• Daarnaast bestaan handmatig aangemaakte vermeldingen op basis van openbare bedrijfsgegevens. Deze kunnen door de betreffende shop worden geclaimd of op verzoek worden verwijderd.

Contactgegevens van een barbershop zijn bedrijfsgegevens, maar kunnen bij een eenmanszaak ook persoonsgegevens zijn. Voor de Directory zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

10. Beoordelingen

Een beoordeling kan alleen worden geplaatst door een klant met een afspraak die daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, via een unieke, persoonlijke link in een e-mail.

• Publiek zichtbaar: het aantal sterren, de eventuele reviewtekst, de weergavenaam van de klant, de datum en eventueel de betrokken medewerker.
• Alleen intern: de koppeling met de onderliggende afspraak, de herkomst van die afspraak en de verificatielink. Deze interne gegevens publiceren wij nooit.
• Moderatie: een shop kan een beoordeling verbergen; platformbeheer kan beoordelingen modereren bij misbruik. Verborgen beoordelingen zijn niet publiek zichtbaar maar blijven intern bewaard.

Plaats geen gegevens in de reviewtekst die je niet publiek wilt maken.

Voor beoordelingen geldt geen automatische verwijdertermijn. Zij blijven bestaan zolang publicatie volgens ons reviewbeleid gerechtvaardigd is; een shop kan een beoordeling verbergen en platformbeheer kan bij misbruik modereren of verwijderen.

11. Herboekingsherinneringen

Een shop kan klanten een vriendelijke herinnering sturen om opnieuw een afspraak te maken. Dit gebeurt automatisch op basis van een door de shop ingestelde termijn na de laatste afspraak, of handmatig vanaf de klantkaart.

Hiervoor gebruiken wij naam, e-mailadres, de laatste afspraak en de behandeling. Er wordt geen herinnering gestuurd wanneer er al een toekomstige afspraak staat, het e-mailadres ontbreekt, de klant geblokkeerd of verwijderd is, de klant zich heeft uitgeschreven, of er korter dan zeven dagen geleden al een herinnering is verstuurd. Van elke verzending leggen wij vast wanneer die is gedaan, aan wie en of het handmatig of automatisch ging.

Deze verwerking voeren wij uit namens de barbershop.

Het verzendlogboek van herinneringen bewaren wij maximaal 1 jaar. De meest recente regel per klant blijft staan, zodat de wachttijd van zeven dagen blijft werken.

12. Uitschrijven voor herboekingsherinneringen

Iedere herboekingsmail bevat onderaan een directe uitschrijflink met een unieke, willekeurige code. Via die link kun je je met één bevestiging uitschrijven; herhaald gebruik verandert niets meer.

Bij uitschrijving leggen wij vast dat herinneringen uitstaan en op welk moment dat is gebeurd, en registreren wij de gebeurtenis in het activiteitenlogboek van de shop. De uitschrijving geldt voor de klantregistratie bij die specifieke barbershop en niet platformbreed. De voorkeur blijft bewaard zolang de klantregistratie bij die shop bestaat, zodat je niet opnieuw wordt aangeschreven.

Uitschrijven blokkeert herboekingsherinneringen. Berichten over een concrete afspraak, zoals een bevestiging of annulering, blijven wel gestuurd worden.

Deze uitschrijfvoorkeur valt bewust buiten de automatische opschoning: hij verdwijnt niet samen met het verzendlogboek van herinneringen en blijft bestaan zolang de klantregistratie bij die shop bestaat.

13. E-mailcommunicatie

Wij versturen e-mails over afspraken (bevestiging, wijziging, annulering, herinnering), over beoordelingen, over teamuitnodigingen en over je account (bevestiging van je e-mailadres, wachtwoordherstel, abonnement). Van elke verzending leggen wij het tijdstip, het type bericht, de ontvanger en de afleverstatus vast, zodat we kunnen aantonen of een bericht is verstuurd en storingen kunnen oplossen.

Voor het verzenden gebruiken wij Resend. Daarbij worden naam, e-mailadres en de inhoud van het bericht gedeeld.

Voor het bewaren maken wij onderscheid tussen twee soorten vastlegging:

• Verzendlogboek (tijdstip, type bericht, ontvanger en afleverstatus): maximaal 6 maanden.
• Berichten in de verzendwachtrij (inclusief onderwerp en inhoud): tot 30 dagen nadat een bericht definitief is verzonden of definitief is mislukt. Berichten die nog wachten op verzending of nog een nieuwe poging krijgen, blijven staan tot die verwerking is afgerond.

14. Statistieken en zoekgedrag

Voor de Directory meten wij hoe vaak een vermelding wordt getoond of bekeken en hoe vaak er op website, bellen, route, e-mail, social of boeken wordt geklikt. Per gebeurtenis bewaren wij alleen de vermelding, het type gebeurtenis, een korte bronaanduiding en het tijdstip. Er wordt géén IP-adres, fingerprint, useragent, apparaat-id of trackingcookie opgeslagen.

Van zoekopdrachten in de Directory bewaren wij de zoekterm, het gebied, het aantal resultaten, een bronaanduiding en het tijdstip — zonder identificatie van de bezoeker. Vul daarom geen persoonsgegevens in het zoekveld in; de zoekterm wordt opgeslagen zoals die is ingetypt.

Deze metingen zijn geaggregeerd en niet aan een profiel gekoppeld, maar wij noemen ze niet volledig anoniem: de gebeurtenissen worden server-side vastgelegd met een tijdstip. Ze worden gebruikt voor statistieken aan de shop en voor platformbeheer. Optionele gebruiksstatistieken in de browser worden alleen verzameld als je daarvoor toestemming geeft in de cookiebanner.

Als een klant vanuit de Directory doorklikt en een afspraak maakt, leggen wij bij die afspraak vast via welk kanaal en welke vermelding de boeking tot stand kwam. Vanaf dat moment maakt die herkomst deel uit van de afspraakgegevens van de shop.

Losse gebeurtenissen bewaren wij maximaal 13 maanden. Daarna tellen wij ze eerst op tot dagtotalen per vermelding en per zoekterm en verwijderen wij vervolgens de onderliggende losse gebeurtenissen. Die dagtotalen bevatten geen individuele identifiers en kunnen langer bewaard blijven voor trends en rapportages.

15. Cookies

Noodzakelijke opslag (inlogsessie, cookiekeuze, weergavekeuzes, beveiliging en routering) gebruiken wij zonder toestemming. Voorkeuren, optionele gebruiksstatistieken en marketingcookies staan standaard uit.

Met jouw toestemming gebruiken we marketingcookies om de prestaties van onze advertenties te meten. Hiervoor gebruiken we de Meta Pixel. Daarmee kunnen we bijvoorbeeld meten of iemand via een advertentie op BarberShift terechtkomt en daarna een account aanmaakt. Daarbij kunnen gegevens over je bezoek en gebruik van BarberShift met Meta worden gedeeld.

De Meta Pixel wordt alleen geladen wanneer je toestemming geeft voor marketingcookies. Je kunt deze toestemming later altijd wijzigen via de cookie-instellingen.

Google Analytics gebruiken we niet voor advertentiedoeleinden. De volledige lijst met cookies en informatie over de verschillende categorieën staat in het **cookiebeleid**.

16. Inloggen en beveiliging van je account

Inloggen gebeurt met e-mailadres en wachtwoord. Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen door onze authenticatiedienst; wij zien ze niet. Daarnaast versturen wij e-mails voor bevestiging van je e-mailadres en voor wachtwoordherstel. Inloggen via Google of Apple bieden wij op dit moment niet aan.

17. Ontvangers en dienstverleners

Wij verkopen geen gegevens. Wij schakelen de volgende dienstverleners in:

• Lovable Cloud, met Supabase als onderliggend platform (hosting, database, authenticatie, bestandsopslag): alle hierboven genoemde gegevens.
• Lovable (hostingplatform van de openbare website): technische verkeersgegevens die nodig zijn om de website te hosten en uit te leveren. Er worden geen bezoekstatistieken van de website verzameld.
• Cloudflare (netwerk, beveiliging en misbruikpreventie): IP-adres, browser- en verkeersgegevens van bezoekers, nodig om de website beschikbaar en beveiligd te houden.
• Resend (e-mail): naam en e-mailadres van de ontvanger en de inhoud van de e-mail.
• Stripe (betalingen): naam, e-mailadres en facturatiegegevens van de ondernemer. Alleen voor abonnementen; klantgegevens van shops gaan niet naar Stripe.
• Meta (advertentiemeting): wanneer je toestemming geeft voor marketingcookies, gebruiken wij de Meta Pixel om de prestaties van onze advertenties te meten. Daarbij kunnen gegevens over je bezoek aan en gebruik van BarberShift met Meta worden gedeeld.
• WhatsApp via Twilio of Meta (optioneel, nu uitgeschakeld): wordt pas gebruikt zodra dit kanaal wordt geactiveerd en een shop het inschakelt. Dan wordt het telefoonnummer van de klant met de gekozen provider gedeeld.

Daarnaast kunnen gegevens worden gedeeld met een toezichthouder of andere instantie wanneer dat wettelijk verplicht is.

18. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Onze dienstverleners kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of daar ondersteuning vanuit leveren. Wij vermelden hier bewust geen conclusie over de exacte verwerkingslocaties en waarborgen per dienstverlener; die informatie stellen wij op verzoek beschikbaar via support@barbershift.nl.

19. Hoe lang bewaren we gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Voor de onderstaande categorieën is de bewaartermijn technisch vastgelegd in het platform en verloopt de opschoning automatisch en stapsgewijs.

• Afspraken: identificeerbare afspraakgegevens maximaal 2 jaar na de afspraakdatum. Daarna worden naam, telefoonnummer, e-mailadres, de opmerking en de koppeling met het klantprofiel onomkeerbaar gewist. Wat overblijft is niet-identificerend: shop, medewerker, behandeling, datum, duur, status en het kanaal waarlangs de boeking tot stand kwam. Die gegevens kunnen wij langer behouden voor statistieken, rapportages en analyse van boekingsherkomst. Toekomstige afspraken worden nooit geraakt.
• Klantprofielen: kunnen na 2 jaar zonder relevante activiteit worden verwijderd, zodra er geen actieve of noodzakelijke koppelingen meer bestaan. Denk aan een toekomstige afspraak, een afspraakhistorie die nog niet is geanonimiseerd, een actieve blokkering of een recente notitie.
• Interne notities: maximaal 1 jaar zonder relevante klantactiviteit, en nooit langer dan het klantprofiel bestaat.
• Blokkeringen: een actieve of permanente blokkering blijft bestaan zolang de shop die handhaaft. Opgeheven en verlopen blokkeringen worden 1 jaar na beëindiging verwijderd.
• Verzendlogboek van herboekingsherinneringen: maximaal 1 jaar. De meest recente regel per klant blijft staan voor de wachttijd tussen herinneringen.
• Notificatie- en verzendlogboek: maximaal 6 maanden.
• Berichten in de verzendwachtrij: 30 dagen na definitieve verzending of definitieve mislukking.
• Activiteitenlogboek van de shop: maximaal 1 jaar.
• Audit- en securitylogboek van het platform: maximaal 2 jaar. Alleen bij een concreet lopend juridisch of veiligheidsonderzoek bewaren wij zulke gegevens langer; dat gebeurt dan handmatig en gemotiveerd.
• Directory- en zoekstatistieken: losse gebeurtenissen maximaal 13 maanden. Daarna blijven alleen dagtotalen over zonder individuele identifiers.
• Tellers voor misbruikpreventie (met versleuteld IP-adres): 2 dagen.

Voor de volgende categorieën geldt bewust géén automatische termijn:

• Beoordelingen: blijven bestaan zolang publicatie volgens ons reviewbeleid gerechtvaardigd is. Er is geen vaste verwijdertermijn; verbergen en modereren gebeurt op inhoud, niet op leeftijd.
• Voorkeur om geen herboekingsherinneringen te ontvangen: blijft bewaard zolang de klantregistratie bij die shop bestaat, zodat de keuze gerespecteerd blijft. Deze voorkeur valt niet onder de opschoning van de herinneringslogboeken.
• Account-, shop- en teamgegevens: een abonnement opzeggen is niet hetzelfde als gegevens verwijderen. Bij opzegging stopt de publieke zichtbaarheid en de toegang tot betaalde functies, maar de gegevens blijven bestaan. Automatische definitieve verwijdering van een shop is nog niet actief; dat gebeurt op verzoek en handmatig.
• Facturatie en administratie: gegevens die wij op grond van een wettelijke administratie- of bewaarplicht moeten bewaren, bewaren wij zolang die verplichting geldt.

Wil je dat gegevens eerder worden verwijderd? Mail support@barbershift.nl. Ben je klant van een barbershop, richt je verzoek dan bij voorkeur aan die shop.

20. Beveiliging

Wij werken met versleutelde verbindingen, versleutelde wachtwoorden en strikte toegangsregels op databaseniveau, waardoor een shop uitsluitend bij de eigen gegevens kan. Gevoelige handelingen worden server-side gecontroleerd, contactgegevens van teamleden zijn afgeschermd, links voor annuleren, beoordelen en uitschrijven werken met unieke codes, en op publieke formulieren geldt een snelheidslimiet tegen misbruik. Belangrijke handelingen worden gelogd.

21. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en je mag gegeven toestemming altijd intrekken.

Deze rechten zijn op dit moment niet als zelfbedieningsknop in de app ingebouwd, met uitzondering van je cookievoorkeuren en het uitschrijven voor herboekingsherinneringen. Voor de overige verzoeken mail je support@barbershift.nl; wij handelen dat handmatig af en reageren binnen vier weken.

Ben je klant van een barbershop? Voor je klant-, afspraak- en reviewgegevens is die shop het eerste aanspreekpunt; wij verwerken die gegevens namens de shop en ondersteunen de shop bij je verzoek. Weet je niet zeker waar je verzoek thuishoort, neem dan gerust contact met ons op — wij verwijzen je door of leggen het bij de juiste shop neer.

22. Minderjarigen

BarberShift is een zakelijke dienst en biedt geen accounts of diensten rechtstreeks aan kinderen aan. Wij vragen geen geboortedatum of leeftijd en doen geen marketing richting kinderen. Een barbershop kan uiteraard afspraken vastleggen voor minderjarige klanten; de shop bepaalt zelf welke gegevens daarvoor nodig zijn.

23. Wijzigingen, klachten en contact

Wij kunnen deze verklaring aanpassen; de actuele versie staat altijd op deze pagina met de datum van laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij accounthouders actief.

Vragen, verzoeken of klachten? Mail support@barbershift.nl. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder; in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Zie ook de algemene voorwaarden, het cookiebeleid en de verwerkersovereenkomst.